出口退税是国家为鼓励企业出口而实施的一项重要政策，企业要顺利办理出口退税，需精心准备相关资料。不同类型企业（生产企业与外贸企业）在资料准备上虽有差异，但总体都需遵循一定的规范和要求。

一、生产企业出口退税资料准备

生产企业办理出口退税时，首先要准备好营业执照，这是企业合法经营的基本证明文件。其次是税务登记证，它表明企业已完成税务登记程序。然后是出口货物退（免）税认定表，该表是企业具备出口退税资格的认定依据，企业需按规定向税务机关申请并填写完整。

出口货物报关单（出口退税专用）是关键凭证，需确保报关单上的出口日期、商品编码、数量、金额等信息准确无误，且出口日期要在规定的申报期限内。出口收汇核销单（出口退税专用）也不可或缺，目前部分地区已推行电子化核销，企业要及时办理核销手续并获取相应电子信息。

增值税专用发票（抵扣联）是生产企业申报退税的重要依据，发票上的内容需与出口货物相符，包括供货方企业名称、货物名称、数量、税率等。此外，出口货物外销发票和出口货物销售明细账也需准备齐全，销售明细账要详细记录出口货物的销售情况，以便税务机关核查。若涉及代理出口业务，还需提供代理出口货物证明及代理出口协议副本等相关资料。

二、外贸企业出口退税资料准备

外贸企业办理出口退税时，同样需要营业执照和税务登记证。出口货物退（免）税认定表是必备文件。出口货物报关单（出口退税专用）和出口收汇核销单（出口退税专用）的要求与生产企业类似，需保证信息准确且在规定期限内。

增值税专用发票（抵扣联）方面，外贸企业购进货物的增值税专用发票需特别留意，供货方企业名称、货物名称、数量、税率必须与出口货物报关单上的内容一致。出口货物外销发票和外贸企业出口货物销售明细账也需完整准备。若委托其他外贸企业代理出口，还需提供代理出口货物证明及代理出口协议副本。

三、资料准备的关键要点

资料的时效性是关键，报关单的出口日期、收汇核销单的核销期限、增值税专用发票的认证有效期等都需在规定时间内完成。资料的真实性是核心，企业必须确保所有提供的资料真实可靠，不得有虚假申报行为。同时，企业要建立健全财务管理制度，保证出口业务相关资料完整、准确。

随着电子政务的发展，企业需熟悉当地税务机关的电子申报系统，通过电子方式及时、准确报送资料。此外，要密切关注国家出口退税政策的变化，如税率调整、退税政策更新等，及时调整准备资料的内容，以确保企业能顺利享受出口退税政策优惠。

出口退税资料准备需根据企业类型精准把握，注重资料的时效性、真实性和完整性，同时适应电子申报趋势并关注政策动态，只有将各项资料准备充分、准确，企业才能顺利完成出口退税申报流程，借助出口退税政策推动自身出口业务的蓬勃发展。